Das offene Verfahren

Das offene Verfahren ist der Regelfall oberhalb der EU-Schwellenwerte. Jedes interessierte Unternehmen darf ein Angebot abgeben, es gibt keine Vorauswahl. Für Sie ist es das Verfahren mit dem einfachsten Zugang und zugleich dem größten Wettbewerb.

Der Ablauf

1. Bekanntmachung. Der Auftraggeber veröffentlicht die Vergabe europaweit im EU-Amtsblatt. Ab diesem Zeitpunkt sind die Vergabeunterlagen vollständig und unentgeltlich elektronisch abrufbar.
2. Angebotsfrist. Mindestens 35 Tage, bei elektronischer Angebotsabgabe 30 Tage. Mit vorheriger Vorinformation oder bei Dringlichkeit sind 15 Tage möglich.
3. Bieterfragen. Unklarheiten klären Sie über die Vergabeplattform. Die Antworten gehen an alle Bieter und werden Bestandteil der Unterlagen.
4. Angebotsöffnung. Nach Ablauf der Frist, verspätete Angebote sind auszuschließen.
5. Prüfung und Wertung. Formalprüfung, Eignungsprüfung, Prüfung der Angemessenheit des Preises, Wertung nach den bekannt gegebenen Zuschlagskriterien.
6. Information und Zuschlag. Die unterlegenen Bieter werden nach § 134 GWB informiert. Der Zuschlag darf erst nach Ablauf der Wartefrist erteilt werden, zehn Kalendertage bei elektronischer Übermittlung, fünfzehn bei Post.

Neu seit Juli 2026: Angebotsprüfung vor Eignungsprüfung

§ 42 VgV sieht für das offene Verfahren jetzt vor, dass die Angebote vor der Eignung geprüft werden. Das klingt technisch, hat aber eine praktische Folge: Der Auftraggeber sieht zuerst, welche Angebote überhaupt in Betracht kommen, und prüft die Eignung dann nur bei diesen. Zusammen mit dem Vorrang der Eigenerklärung nach § 122 Abs. 3 GWB sinkt damit der Aufwand für alle Bieter, deren Angebot ohnehin nicht in die engere Wahl kommt.

Ebenfalls neu in § 42 VgV: Junge sowie kleine und mittlere Unternehmen sind angemessen zu berücksichtigen, und zwar ohne dass der Auftraggeber das gesondert begründen muss.

Es wird nicht verhandelt

Der wichtigste Unterschied zum Verhandlungsverfahren: Über den Inhalt der Angebote darf nicht verhandelt werden. Ihr Angebot ist das, womit Sie antreten. Es gibt keine zweite Runde, in der Sie nachbessern können, und keine Preisverhandlung.

Erlaubt sind ausschließlich Aufklärungsgespräche über den Inhalt eines Angebots, etwa wenn eine Position unklar ist. Diese Gespräche dürfen nicht dazu führen, dass das Angebot geändert wird.

Ungewöhnlich niedrige Angebote

Wenn Ihr Preis deutlich unter den übrigen liegt, muss der Auftraggeber Aufklärung verlangen, bevor er das Angebot ablehnt. Sie bekommen Gelegenheit, die Kalkulation zu erläutern, etwa durch günstige Beschaffungswege, ein besonderes Fertigungsverfahren oder staatliche Beihilfen.

Eine Verschärfung seit Juli 2026: § 60 Abs. 3 VgV ist von einer Kann- in eine Soll-Vorschrift geändert worden. Kann der Bieter den niedrigen Preis nicht zufriedenstellend erklären, soll das Angebot abgelehnt werden. Der Ermessensspielraum des Auftraggebers ist damit kleiner geworden.

Wo Ihre Chancen liegen

Im offenen Verfahren konkurrieren Sie potenziell mit allen. Das klingt entmutigend, ist es aber nur, wenn der Preis das einzige Zuschlagskriterium ist. Sobald Qualitätskriterien mitzählen, entscheidet die Sorgfalt der Ausarbeitung, und die ist bei vielen Angeboten schwach, weil unter Zeitdruck gearbeitet wird.

Prüfen Sie deshalb zuerst die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung. Steht dort ein Qualitätsanteil von vierzig oder fünfzig Prozent, lohnt der Aufwand für ein durchdachtes Konzept. Ist der Preis das alleinige Kriterium, entscheidet Ihre Kostenstruktur, und dann sollten Sie ehrlich prüfen, ob Sie mithalten können, bevor Sie Zeit investieren.