Das Verhandlungsverfahren

Im Verhandlungsverfahren wird über den Inhalt der Angebote gesprochen. Das eröffnet Möglichkeiten, die es im offenen Verfahren nicht gibt, verlangt aber eine andere Vorbereitung: Ihr erstes Angebot ist nicht Ihr letztes Wort, und es sollte trotzdem tragfähig sein.

Wann es zulässig ist

Anders als das offene und das nicht offene Verfahren steht das Verhandlungsverfahren dem Auftraggeber nicht frei zur Wahl. Er braucht einen der Gründe aus § 14 VgV. Die wichtigsten Fälle für das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb sind:

• Die Bedürfnisse des Auftraggebers lassen sich nicht ohne Anpassung bereits verfügbarer Lösungen erfüllen.
• Der Auftrag umfasst konzeptionelle oder innovative Lösungen.
• Der Auftrag kann wegen konkreter Umstände nicht ohne vorherige Verhandlung vergeben werden.
• Die technischen Spezifikationen lassen sich nicht hinreichend genau beschreiben.
• In einem vorangegangenen offenen oder nicht offenen Verfahren wurden nur ungeeignete oder unzulässige Angebote abgegeben.

Der Ablauf mit Teilnahmewettbewerb

1. Teilnahmewettbewerb. Bekanntmachung, dann bewerben Sie sich um die Teilnahme. Frist mindestens 30 Tage. Hier wird die Eignung geprüft.
2. Auswahl. Der Auftraggeber wählt aus den geeigneten Bewerbern aus, mindestens drei, sofern genügend geeignete vorhanden sind. Die Auswahlkriterien müssen vorher bekannt sein.
3. Erstangebot. Die ausgewählten Unternehmen werden zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert. Frist mindestens 30 Tage.
4. Verhandlungsrunden. Über den Inhalt wird verhandelt, meist in mehreren Runden. Der Auftraggeber kann die Zahl der Angebote stufenweise verringern, wenn er das angekündigt hat.
5. Endgültiges Angebot. Am Ende fordert der Auftraggeber zur Abgabe eines finalen Angebots auf. Darüber wird nicht mehr verhandelt.
6. Zuschlag. Wertung nach den bekannt gegebenen Kriterien, Information nach § 134 GWB, Wartefrist, Zuschlag.

Worüber nicht verhandelt werden darf

Die Mindestanforderungen und die Zuschlagskriterien sind von der Verhandlung ausgenommen. Sie stehen fest und dürfen sich während des Verfahrens nicht ändern. Verhandelt wird über alles andere: Lösungsansatz, Umfang, technische Ausgestaltung, Fristen und auch den Preis.

Der Auftraggeber muss die Gleichbehandlung wahren. Er darf Informationen aus dem Angebot eines Bieters nicht an andere weitergeben, und er muss allen dieselben Informationen zur Verfügung stellen, wenn sich die Anforderungen im Lauf der Verhandlungen präzisieren.

Wie Sie das Erstangebot ansetzen

Hier machen viele Bieter einen von zwei Fehlern. Der eine ist, das Erstangebot als bloße Verhandlungsposition zu behandeln und bewusst zu hoch anzusetzen. Das Risiko: Der Auftraggeber kann sich vorbehalten, den Zuschlag auf das Erstangebot zu erteilen, ohne zu verhandeln. Steht dieser Vorbehalt in den Unterlagen, ist Ihr Erstangebot möglicherweise Ihr einziges.

Der andere Fehler ist, sofort das absolute Minimum anzubieten. Dann haben Sie in den Verhandlungsrunden nichts mehr, womit Sie entgegenkommen können, während Wettbewerber noch Spielraum haben.

Verhandlungen werden protokolliert

Jede Verhandlungsrunde ist zu dokumentieren. Verlangen Sie das Protokoll und prüfen Sie es. Was dort steht, ist die Grundlage dafür, was am Ende von Ihnen erwartet wird. Missverständnisse aus einem Gespräch, die nicht korrigiert werden, tauchen später als Anforderung wieder auf.

Bereiten Sie sich auf die Runden vor wie auf ein Vertragsgespräch: mit einer klaren Vorstellung davon, wo Ihre Grenze liegt, welche Zugeständnisse Sie machen können und was sie kosten. Wer ohne diese Vorbereitung in die Runde geht, gibt in der Situation mehr nach, als kalkuliert war.