Absage erhalten: was Sie jetzt noch erfahren können

Die Absage kommt per Mail, drei Zeilen lang, ein anderer hat gewonnen. Für die meisten Bieter endet das Verfahren hier. Dabei haben Sie ab diesem Moment Ansprüche, die kaum jemand nutzt, und ein kurzes Zeitfenster, in dem sich noch etwas bewegen lässt.

Was Sie automatisch bekommen

Vor dem Zuschlag muss der Auftraggeber die unterlegenen Bieter informieren. § 134 Abs. 1 GWB verlangt drei Angaben: den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, die Gründe der Nichtberücksichtigung Ihres Angebots und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses.

Diese Information löst die Wartefrist aus. Der Vertrag darf frühestens zehn Kalendertage nach Absendung geschlossen werden, bei Übermittlung per Post fünfzehn. Das ist das einzige Zeitfenster, in dem der Zuschlag noch aufzuhalten ist.

Der Anspruch, den fast niemand nutzt

§ 62 VgV gibt Ihnen mehr als die Standardabsage. Auf Ihr Verlangen muss der Auftraggeber Ihnen innerhalb von fünfzehn Tagen die Merkmale und relativen Vorteile des erfolgreichen Angebots mitteilen.

Das ist der eigentliche Hebel. Sie erfahren nicht nur, dass Sie verloren haben, sondern woran es lag. War es der Preis? Ein Konzeptkriterium? Eine bessere Bewertung bei der Qualifikation des Personals? Diese Auskunft ist die einzige belastbare Rückmeldung, die Sie über die Qualität Ihres Angebots bekommen, und sie kostet Sie eine E-Mail.

Grenze ist der Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen des Gewinners. Den genauen Preis müssen Sie nicht erfahren, wohl aber, in welchen Kriterien das andere Angebot besser bewertet wurde.

Was Sie nicht erfahren

Eine vollständige Rangliste mit allen Bietern und deren Punktzahlen gibt es nicht. Sie erfahren, wer gewonnen hat und warum dessen Angebot besser war, aber nicht, auf welchem Platz Sie gelandet sind und wie die übrigen Bieter abgeschnitten haben.

Volle Akteneinsicht gibt es nur im Nachprüfungsverfahren nach § 165 GWB, und auch dort beschränkt auf das, was zur Rechtsverfolgung nötig ist, ohne Geschäftsgeheimnisse Dritter. Wer nur aus Neugier Einsicht will, bekommt sie nicht.

Was später öffentlich wird

Nach Vertragsschluss veröffentlicht der Auftraggeber eine Zuschlagsbekanntmachung. Darin stehen der Zuschlagsempfänger, in der Regel der Auftragswert und die Zahl der eingegangenen Angebote. Bei Vergaben oberhalb der Schwellenwerte erscheint sie im EU-Amtsblatt und ist über die TED-Datenbank dauerhaft abrufbar.

Daraus ergibt sich zwar keine Platzierung, aber die Größe des Teilnehmerfelds. Ob Sie gegen drei oder gegen achtzehn Bieter angetreten sind, ist für die Bewertung Ihrer Quote ein erheblicher Unterschied. Über mehrere Verfahren hinweg entsteht so ein Bild davon, wer in Ihrem Markt regelmäßig gewinnt und in welcher Größenordnung.

Was Sie über Wettbewerber herausfinden können

Aus den Zuschlagsbekanntmachungen lässt sich nachvollziehen, welches Unternehmen bei welcher Vergabestelle in welchem Umfang zum Zug kommt. Das ist öffentlich und legal auswertbar.

Zwei Einschränkungen gehören dazu. Erstens wird der Auftragswert nicht in allen Bekanntmachungen gemeldet, Rückschlüsse auf die Preisstellung sind also lückenhaft. Zweitens erfassen diese Daten nur Vergaben oberhalb der Schwellenwerte. Ein Unternehmen mit wenigen Einträgen kann im unterschwelligen Bereich sehr aktiv sein.

Wie ein Wettbewerber den Auftrag später ausgeführt hat, ob termingerecht, ob mit Nachträgen, ob zur Zufriedenheit, ist öffentlich nicht dokumentiert. Das Wettbewerbsregister erfasst nur erhebliche Verstöße und ist nicht öffentlich einsehbar, sondern nur von Vergabestellen abfragbar. Wer Ihnen solche Leistungsdaten verspricht, kann sie nicht aus einer belastbaren Quelle haben.

Was Sie mit der Auskunft anfangen

Führen Sie eine einfache Übersicht über Ihre Angebote: Vergabestelle, Gegenstand, Zuschlagskriterien und deren Gewichtung, Ihr Ergebnis, der Grund der Absage nach § 62 VgV, der Gewinner. Nach zehn bis fünfzehn Verfahren sehen Sie Muster.

Typische Erkenntnisse aus solchen Übersichten: Bei rein preisbasierten Vergaben verlieren Sie regelmäßig, bei Verfahren mit hohem Qualitätsanteil gewinnen Sie. Oder: Bei einer bestimmten Vergabestelle kommen Sie nie durch. Oder: Es fehlt immer derselbe Nachweis. Jede dieser Erkenntnisse ändert, welche Ausschreibungen Sie künftig überhaupt bearbeiten, und das ist mehr wert als jede Verbesserung am einzelnen Angebot.