Go/No-Go bei Ausschreibungen: in 30 Minuten entscheiden, ob sich ein Angebot lohnt

Ein Angebot auf eine öffentliche Ausschreibung kostet schnell mehrere Arbeitstage. Die Go/No-Go-Entscheidung, auch Bid/No-Bid genannt, klärt vorher, ob Sie die Anforderungen erfüllen, ob Sie realistisch gewinnen können und ob sich der Auftrag rechnet. Wer früh und nach festen Kriterien entscheidet, gibt weniger, aber bessere Angebote ab.

Was die Go/No-Go-Entscheidung ist

Go/No-Go ist die bewusste Entscheidung, ob Ihr Unternehmen auf eine konkrete Ausschreibung ein Angebot abgibt. Sie fällt, nachdem eine Ausschreibung gefunden wurde und bevor die eigentliche Angebotsarbeit beginnt. Im Bid-Management heißt derselbe Schritt Bid/No-Bid oder Bid-Qualifizierung.

Viele Unternehmen entscheiden aus dem Bauch: Der Auftraggeber ist bekannt, das Thema passt ungefähr, also wird geboten. Das Ergebnis sind Angebote, die an einem fehlenden Nachweis scheitern oder gegen einen Wettbewerber verlieren, der den Auftrag seit Jahren hält. Eine strukturierte Entscheidung verhindert genau das.

Wann Sie entscheiden sollten

Am besten in zwei Stufen:

1. Erste Sichtung (5 bis 10 Minuten) direkt nach dem Fund, anhand der Bekanntmachung. Passen Leistung, Region, Laufzeit und grobe Größenordnung? Gibt es offensichtliche Ausschlussgründe?
2. Entscheidung nach den Vergabeunterlagen (20 bis 40 Minuten), sobald die Unterlagen vorliegen. Jetzt prüfen Sie Eignung, Nachweise, Zuschlagskriterien, Vertragsrisiken und Fristen.

Spätestens wenn die Frist für Bieterfragen läuft, sollte die Entscheidung stehen. Dann bleibt Zeit, Unklarheiten mit der Vergabestelle zu klären.

Die fünf Fragen jeder Go/No-Go-Entscheidung

1. Dürfen wir überhaupt bieten? Ausschlussgründe, Eignungskriterien, geforderte Nachweise wie Umsatz, Referenzen, Zertifikate und Versicherungen, Mindestanforderungen an das Personal.
2. Können wir die Leistung erbringen? Kapazität im Ausführungszeitraum, Personal mit den geforderten Qualifikationen, Standort, Bedarf an Subunternehmern oder einer Bietergemeinschaft.
3. Können wir gewinnen? Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung (Preis oder Qualität), wer den Auftrag bisher hatte, wer in diesem Segment regelmäßig gewinnt und ob die Leistungsbeschreibung auf einen bestimmten Anbieter zugeschnitten wirkt.
4. Lohnt es sich? Auftragswert, Marge, Laufzeit und Verlängerungsoptionen, Vertragsstrafen, Haftung, Zahlungsbedingungen und der strategische Wert, etwa ein neuer Auftraggeber oder eine wichtige Referenz.
5. Schaffen wir das Angebot rechtzeitig? Abgabefrist, Aufwand für Konzepte und Formblätter, verfügbare Personen im Team.

Bewertungsmatrix: so wird aus Bauchgefühl eine Entscheidung

Bewerten Sie jedes Kriterium mit 0 (nicht erfüllt), 1 (teilweise) oder 2 (erfüllt) und gewichten Sie es nach Bedeutung. Muss-Kriterien sind K.-o.-Kriterien: Ist eines nicht erfüllt und bis zur Abgabe nicht heilbar, lautet die Antwort No-Go, unabhängig von der Punktzahl.

So lesen Sie das Ergebnis (Beispiel): ab 70 Prozent der möglichen Punkte Go, zwischen 50 und 70 Prozent Go mit Bedingungen, etwa einen Partner suchen oder eine Bieterfrage stellen, unter 50 Prozent No-Go. Im Beispiel sind es 77 Prozent, also Go. Die Schwellen legen Sie für Ihr Unternehmen fest und passen sie nach einigen Verfahren an Ihre Gewinnquote an.

Checkliste zum Abhaken

• Abgabefrist, Frist für Bieterfragen und Bindefrist notiert
• Verfahrensart und Lose geprüft, Teilangebot möglich?
• Ausschlussgründe und Eigenerklärungen geprüft
• Eignungskriterien Punkt für Punkt mit eigenen Nachweisen abgeglichen
• Referenzen passend nach Art, Umfang und Zeitraum
• Zertifikate bis zum Zuschlag gültig, z. B. ISO 9001 oder ISO 27001
• Personal mit geforderten Qualifikationen verfügbar
• Zuschlagskriterien und Gewichtung verstanden, Preisblatt gesichtet
• Vertragsstrafen, Haftung, Gewährleistung und Zahlungsziele bewertet
• Bisheriger Auftragnehmer und typische Wettbewerber recherchiert
• Bedarf an Subunternehmern oder Bietergemeinschaft geklärt
• Interner Aufwand geschätzt und Team benannt
• Entscheidung mit Begründung dokumentiert: Go, Go mit Bedingungen oder No-Go

Typische Fehler

• Zu spät entscheiden. Wer erst nach Tagen Konzeptarbeit merkt, dass ein Nachweis fehlt, hat die teuerste Variante gewählt.
• Nur die Bekanntmachung lesen. Die entscheidenden Anforderungen stehen oft in Anlagen, Leistungsverzeichnis und Formblättern.
• Den Wettbewerb übersehen. Zuschlagsbekanntmachungen zeigen, wer einen Auftrag bisher hatte und wer in Ihrem Segment gewinnt. Diese Daten sind öffentlich und werden selten genutzt.
• Alles anbieten. Eine hohe Angebotszahl ist kein Erfolg. Entscheidend ist die Gewinnquote pro eingesetztem Arbeitstag.
• No-Go nicht auswerten. Die Gründe für ein No-Go zeigen, welche Nachweise, Referenzen oder Partner Ihnen dauerhaft fehlen. Nach einer Absage gilt dasselbe.

Woher die Informationen kommen

• Bekanntmachung und Vergabeunterlagen: Eignung, Fristen, Zuschlagskriterien, Vertragsbedingungen.
• Zuschlagsbekanntmachungen in TED und im Datenservice Öffentlicher Einkauf: frühere Auftragnehmer, Vertragslaufzeiten, Zahl der Angebote und teilweise Auftragswerte.
• Eigene Unterlagen: Referenzliste, Zertifikate, Personalprofile, frühere Angebote und deren Ergebnis.

Go/No-Go mit validait

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Häufige Fragen